اجعل بريدك يعمل لصالحك .. ثلاث خطوات
لتحقق ذلك
 |
اجعل بريدك يعمل لصالحك .. ثلاث خطوات لتحقق ذلك
كلنا يمتلك البريد الإلكتروني، سواء كنا مستقلين أو مؤسسين لشركات، أو موظفين في مجال الأعمال. يستقبل بعضنا البريد بشكل يومي، متجاوزًا الثلاثين رسالة في اليوم، أو ربما أكثر من ذلك.
يمكن أن يسبب البريد الإلكتروني كمية كبيرة من الوقت والضغط، مما يجعلك تتنحى عن المهام الرئيسية وتبدأ بقراءة الرسائل والرد عليها، مما يؤثر سلبًا على إنتاجيتك وتركيزك.
لذا، هنا ثلاث خطوات بسيطة يمكن أن تجعل بريدك يعمل لصالحك:
١. تفقد البريد مرة واحدة يوميًا
تفقد البريد بانتظام هو طريقة رائعة لإدارة بريدك الإلكتروني وتجنب تراكم الرسائل. فعملية التحقق المنتظمة تجعلك تتجنب مواجهة كمية كبيرة من الرسائل في نهاية الأسبوع.
٢. تعامل مع الرسائل الصغيرة فورًا
استخدم "قاعدة الدقيقتين"، فإذا كانت الرسالة تحتاج لأقل من دقيقتين لقراءتها والرد عليها، فافعل ذلك فورًا. حتى لو كانت غير مهمة، ستستغرق الدقيقتين نفسها التي ستستغرقها في وضعها في مجلد لاحقًا.
٣. نظم صندوق الوارد
اجعل صندوق الوارد منظمًا لتسهيل التعامل معه، استخدم تصنيفات مثل "تحتاج للرد"، "للمعلومية"، "مصادر"، "أرشيف". يمكنك أيضًا استخدام خاصية "إنشاء قاعدة" لتحويل الرسائل تلقائيًا إلى مجلدات محددة بناءً على محتواها.
الختام:
باستخدام هذه الخطوات البسيطة، يمكنك تنظيم بريدك الإلكتروني بشكل فعال وجعله يعمل لصالحك، مما يساعد في زيادة إنتاجيتك وتركيزك خلال العمل.